こんにちは、企画部のヨシヒコです。
今回は業務で触れることの多いエクセルを使う際に「どうすれば資料が作れるか」を綴っていきます☆
①資料の作成フロー
設計⇒作成⇒(定期更新)
資料の作成フローはおおよそ3段階に分かれます。最後の「定期更新」については、1回出して終わりのものもあるため、()を付してあります。
ここで皆様に質問ですが、この3段階のうち最も重要な段階はどこでしょう！？
②もっとも重要な段階とは？？
正解はズバリ「設計」です。
作成時や定期更新時に大変な思いをすることもあると思いますが、だいたいこの「設計」の甘さが元凶となります。
設計とは、具体的には「資料としてどう表すか」のアウトプットと「データをどこに置くか」のインプットの2点です。
「資料としてどう表すか」とは、以下のような視点です。
- そもそも何を見るために資料をつくるのかの定義
- どのようなグラフを作成するかの思案
- どの数値をどこに配置するかの決定
etc・・・
要するに「何を見たいか」の特定と、グラフを作りやすくするために数値をどう配置するか、の検討です。
エクセルでグラフを作った経験がある方はお分かりになるかと思いますが、グラフ化しやすい配置としにくい配置がありますよね。
ただデータを並べるだけだと、あの七面倒くさい経験をする羽目になりますので、この段階でどれだけ楽にグラフを作るかを検討するわけです。
もう一方の「データをどこに置くか」とは、以下のような視点です。
- 資料にする上で必要なデータはどこにあるか
- 資料に反映するために、どのような形式で置くと効率的か
- 元データを違うところから持ってくる際に、コピペで済むように出来ないか
etc・・・
要するに「どこからデータを引っ張ってきて、どこにどのように入力するか」の検討です。
③その他あれこれ
その後、作成⇒(定期更新)と続くわけですが、「設計」どおりに進めば良いだけなので、この後は特に気を付ける点はありません。
強いてあげれば拡張性と簡便性が課題にはなってきますが、これも「設計」の段階できっちり詰めていれば支障は出ません。
拡張性とは「項目やデータの追加に対応できるようにしておく」ことで、簡便性とは「誰でも簡単にミスなく更新できるようしておく」ことです。
拡張性がないと「資料に○○追加してみて」となった際に、時間を浪費する可能性が高くなり、簡便性がないと「その人しか更新できない」や「更新する度にミスが起きる」という事態になりかねません。
ここまでを総括すると、誰でも簡単にミスなく更新でき、かつ必要な情報を得る資料を作るためには「設計」を徹底的に行う必要がある、ということです。
以上、長文となりましたがヨシヒコ的エクセルで資料を作る上でのよもやも話でした！
次回は関数編をお送り予定です～。
